Titolare del trattamento
Ecogest S.p.A., in qualità di titolare, tratta i dati personali descritti di seguito nell'ambito di questo strumento di controllo dei covenant del prestito obbligazionario.
Quali dati sono trattati
- Dati dell'account: nome, cognome, nome utente e password. La password non è conservata in chiaro ma come impronta crittografica non reversibile: nessuno, nemmeno l'amministratore, può rileggerla.
- Registro degli accessi: data e ora di ogni accesso allo strumento.
- Conferme e controfirme: per ogni adempimento, chi lo ha confermato, per quale data, con quale nota ed evidenza allegata.
- Registro delle modifiche: ogni operazione rilevante compiuta nello strumento, con autore, oggetto e momento in cui è avvenuta.
- Permessi: quali pagine e quali periodi ciascun account può leggere o modificare.
Lo strumento contiene inoltre dati economici e finanziari del Gruppo, che non sono dati personali ma sono soggetti agli stessi obblighi di riservatezza.
Perché sono trattati
Per consentire un accesso controllato allo strumento, per attribuire ogni conferma alla persona che l'ha data e per garantire la tracciabilità richiesta dal regolamento del prestito e dagli obblighi informativi verso i portatori. Le basi giuridiche sono l'esecuzione del rapporto di lavoro o di incarico, l'adempimento di obblighi contrattuali e di legge, e il legittimo interesse del titolare a disporre di un sistema di controllo verificabile.
Cookie
Viene usato un solo cookie tecnico di sessione, necessario a mantenere l'accesso fino alla disconnessione o alla scadenza per inattività. Non sono usati cookie di profilazione, strumenti di analisi statistica né componenti di terze parti.
Dove risiedono i dati
I dati risiedono nell'installazione dello strumento gestita dal Gruppo. Non sono ceduti a terzi, non sono usati per finalità diverse da quelle indicate e non sono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo. Vi accedono soltanto le persone a cui il titolare ha assegnato un account, e ciascuna soltanto per le pagine e i periodi che le sono stati concessi.
Per quanto tempo
Le conferme e il registro delle modifiche sono per loro natura aggiunti e mai modificati o cancellati: costituiscono la prova di chi ha attestato cosa e quando, e sono conservati per la durata del prestito e per il periodo successivo previsto dalla legge. Gli account sono rimossi quando viene meno l'esigenza di accesso.
I diritti dell'interessato
Ogni interessato può chiedere l'accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione o l'opposizione al trattamento e la portabilità, e può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Si segnala che il diritto di cancellazione non si estende alle conferme già rese e al registro delle modifiche: sono adempimento di un obbligo contrattuale e la loro rimozione priverebbe il file della sua funzione probatoria.
Contatti
Per esercitare i propri diritti o per qualsiasi chiarimento è possibile scrivere al referente amministrativo del Gruppo.
Data controller
Ecogest S.p.A., as controller, processes the personal data described below within this tool for monitoring the covenants of the bond.
What is processed
- Account details: first name, last name, user name and password. The password is not kept in clear but as a one way cryptographic hash: nobody, the administrator included, can read it back.
- Sign-in record: the date and time of each sign in.
- Confirmations and countersignatures: for each obligation, who confirmed it, for which date, with which note and evidence.
- Audit trail: every material operation carried out in the tool, with its author, its object and the moment it happened.
- Permissions: which pages and which periods each account may read or change.
The tool also holds economic and financial data of the Group. That is not personal data, but it is subject to the same duty of confidentiality.
Why
To allow controlled access to the tool, to attribute every confirmation to the person who gave it, and to provide the traceability required by the loan regulation and by the information obligations towards the bondholders. The legal bases are the performance of the employment or engagement relationship, compliance with contractual and legal obligations, and the controller's legitimate interest in an auditable control system.
Cookies
One technical session cookie is used, needed to keep the session open until sign out or until it times out through inactivity. No profiling cookies, no analytics and no third party components are used.
Where the data sits
The data sits in the installation of the tool operated by the Group. It is not passed to third parties, is not used for any purpose other than those stated, and is not transferred outside the European Economic Area. Only the people the controller has given an account to may reach it, and each of them only for the pages and the periods granted to them.
For how long
Confirmations and the audit trail are by design appended and never edited or removed: they are the evidence of who attested what and when, and they are kept for the life of the loan and for the period afterwards required by law. Accounts are removed when the need for access ends.
Rights of the data subject
Any data subject may request access to their data, rectification, erasure, restriction, objection to the processing and portability, and may lodge a complaint with the Italian data protection authority. Please note that the right to erasure does not extend to confirmations already given or to the audit trail: they discharge a contractual obligation and removing them would strip the file of its evidential purpose.
Contact
To exercise these rights, or for any clarification, please write to the Group's administrative contact.
